Di era bisnis yang bergerak cepat seperti sekarang, setiap vendor yang Anda ajak kerja sama membawa peluang sekaligus risiko. Baik Anda mencari bahan baku, bermitra dengan distributor, atau memberikan kredit ke retailer memilih mitra yang salah bisa berujung pada keterlambatan pengiriman, tagihan tidak dibayar, atau bahkan masalah hukum.

Itulah mengapa proses vendor risk assessment yang terstruktur bukan lagi sekadar pelengkap melainkan suatu keharusan. Panduan ini menjelaskan pendekatan lima langkah praktis dalam menilai vendor baru dan bagaimana tools seperti RiskWatch dapat menyederhanakan serta mempercepat proses tersebut dengan menyediakan akses ke data resmi dan wawasan kredit.

Kenapa Vendor Risk Assessment Penting

Risk assessment vendor membantu Anda menilai kesehatan keuangan, hukum, dan operasional calon mitra sebelum menandatangani kerja sama. Melewatkan tahap ini bisa membuka potensi masalah serius, seperti:

• Gangguan operasional akibat supplier tidak andal

• Kerugian finansial dari gagal bayar atau utang

• Risiko reputasi atau hukum dari entitas yang tidak patuh atau masuk daftar hitam

🟢 Statistik: PwC melaporkan bahwa 47% kasus fraud terkait pengadaan melibatkan vendor yang memalsukan identitas atau kredensial.

Dalam banyak kasus, bisnis hanya mengandalkan jaringan pribadi atau “feeling” dalam memilih vendor. Pendekatan informal ini mungkin cukup di skala kecil, tapi tidak bertahan dalam kemitraan yang kompleks atau berisiko tinggi.

Proses 5 Langkah untuk Risk Assessment Vendor yang Efektif

Langkah 1: Konfirmasi Informasi Legal Dasar

Mulai dari dokumen penting:

• NIB, NPWP, SIUP

• Nama perusahaan, alamat, dan direktur

Verifikasi melalui portal pemerintah seperti AHU atau OSS, atau gunakan platform seperti RiskWatch yang mengumpulkan data bisnis resmi dalam satu tempat.

🔍 Tips: Bahkan untuk vendor kecil atau informal, pastikan ada dokumen terverifikasi seperti NPWP, KTP, atau foto tempat usaha.

Langkah 2: Cek Stabilitas Keuangan dan Kredit

Untuk vendor yang memegang peran penting atau diberikan kredit, penting untuk memahami kondisi keuangan mereka.

Tinjau:

• Riwayat gagal bayar, sengketa hukum

• Rasio utang tinggi atau arus kas buruk

• Perilaku pembayaran pada transaksi sebelumnya

🟠 Statistik: Studi Katadata Insight Center menunjukkan bahwa perusahaan B2B di Indonesia yang tidak memantau kelayakan kredit vendor mengalami risiko gagal bayar 2-3x lebih tinggi dalam 12 bulan.

🔹 Sumber: Katadata & KADIN briefings.

Jika data finansial tidak tersedia langsung dari vendor, gunakan platform tepercaya seperti RiskWatch yang menggabungkan data finansial terverifikasi dan insight perilaku.

Langkah 3: Identifikasi Risiko Kepemilikan dan Kontrol

Mengetahui siapa pemilik dan pengendali perusahaan penting untuk melindungi bisnis Anda dari risiko tersembunyi.

Cek:

• Daftar direktur, pemegang saham, dan pemilik manfaat

• Keterkaitan dengan entitas terlarang atau PEP (Politically Exposed Persons)

• Pergantian kepemilikan yang sering bisa jadi tanda perusahaan cangkang

Ini krusial untuk kepatuhan hukum dan menjaga reputasi, terutama di sektor teregulasi atau ekspor-impor.

Langkah 4: Evaluasi Keandalan Operasional

Cek legalitas dan keuangan saja tidak cukup. Pastikan vendor benar-benar bisa deliver.

Evaluasi:

• Riwayat pemenuhan pesanan, keandalan layanan, kecepatan pengiriman

• Referensi dari klien sebelumnya

• Kapasitas produksi atau logistik (untuk produsen/distributor)

🔍 Analogi: Seperti belanja dari toko online bintang lima — tampak bagus, tapi kalau tidak cek ulasan atau riwayat pengiriman, Anda bisa dapat produk palsu atau telat.

Langkah 5: Standarisasi Skoring dan Dokumentasi

Langkah terakhir adalah memastikan proses Anda konsisten dan bisa diaudit.

Buat kartu skor sederhana, misalnya:

• Verifikasi legal (Lolos/Gagal)

• Kelayakan kredit (Rendah / Sedang / Tinggi)

• Transparansi kepemilikan (Jelas / Berisiko)

• Keandalan operasional (skala 1–5)

Simpan semua temuan, keputusan, dan dokumen pendukung dalam satu lokasi. Dengan RiskWatch, Anda bisa ekspor laporan profesional untuk mendukung keputusan onboarding atau penolakan vendor.


Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari

• Hanya mengandalkan rekomendasi pribadi

• Melewatkan verifikasi vendor “kecil” (tetap bisa berisiko tinggi)

• Tidak melakukan peninjauan ulang setelah onboarding

• Tidak ada jejak dokumen yang mendukung keputusan

Bagaimana RiskWatch Menyederhanakan Risk Assessment

Walau bisa dilakukan manual, RiskWatch mempercepat proses ini — terutama saat menangani puluhan atau ratusan vendor.

Berikut fitur utamanya:

• Menarik data identitas & kepemilikan dari sumber resmi

• Memberikan insight risiko berbasis data finansial terverifikasi

• Menandai risiko seperti perusahaan cangkang, daftar hitam, dan duplikasi

• Menyediakan laporan yang bisa diunduh untuk mendukung keputusan procurement & kredit

• Berbasis web tidak perlu instalasi IT atau integrasi API

Baik Anda di tim procurement, kredit, atau operasional RiskWatch mengubah proses jam-jaman jadi hitungan menit tanpa mengurangi akurasi.

FAQ: Vendor Risk Assessment

Q1: Seberapa sering vendor harus dievaluasi ulang?
A: Minimal sekali setahun. Segera lakukan peninjauan jika ada masalah performa, perubahan kepemilikan, atau red flag.

Q2: Bagaimana jika vendor tidak punya dokumen formal?
A: Gunakan bukti lain seperti NPWP, KTP, foto usaha, atau referensi. Bahkan usaha mikro harus punya verifikasi minimum.

Q3: Apakah kami perlu tim compliance khusus?
A: Tidak. Checklist terstruktur dan tools yang tepat memungkinkan tim kecil pun menjalankan assessment dengan baik.

Q4: Apa red flag paling serius?
A: Kombinasi kepemilikan tidak jelas dan riwayat kredit buruk adalah sinyal risiko tertinggi.

Kesimpulan: Cek Lebih Pintar, Kemitraan Lebih Aman

Risk assessment vendor tidak harus memperlambat bisnis Anda — tapi melewatkannya bisa jauh lebih merugikan. Dengan proses yang terstruktur dan platform seperti RiskWatch, tim Anda bisa bergerak cepat tanpa mengorbankan keamanan.

Siap menyederhanakan pengecekan vendor Anda?
Coba RiskWatch hari ini dan kurangi risiko tanpa menambah beban kerja.